Blog

Per evitare eccessi o carenze, si deve partire, come sempre, dall’analisi dei dati.

Non esiste magazzino senza scorte. Uno degli scopi del magazzino è proprio quello di garantire la disponibilità dei vari prodotti in base alle quantità e ai momenti di richiesta.

Quindi è essenziale sapere “quante” scorte avere per ogni articolo e “quando” averle a disposizione.

L’eccesso di scorte causa problemi di spazio e di obsolescenza dei prodotti (oltre che costituire liquidità bloccata); la carenza di scorte determina l’impossibilità di evadere gli ordini, scontentando o, addirittura, allontanando i clienti.

Ottimizzare il livello di scorte è quindi una priorità per chi gestisce un magazzino.

Cosa significa ottimizzare le scorte di magazzino

Le variabili da considerare per stabilire quantità e tipologia di scorte sono numerose: i cambiamenti nel comportamento e nei gusti dei clienti, l’evoluzione delle caratteristiche dei prodotti, l’eventuale stagionalità, i picchi e i cali di domanda e offerta.

Ottimizzare le scorte di magazzino significa avere a disposizione le giuste merci nella corretta quantità, secondo un ragionato turnover.

Come fare? Non occorre la sfera di cristallo. In realtà una corretta raccolta di dati, una loro puntuale analisi e un valido supporto informatico possono fare miracoli.

1. Prevedere gli andamenti della domanda

Fare giuste previsioni su come la domanda dei vari prodotti si comporterà nel breve, medio e (quando possibile) lungo termine è la chiave di volta per organizzare le scorte in modo ottimizzato.

Le previsioni più plausibili saranno quelle fondate sulla quantità maggiore di dati.

Sarà più facile, ad esempio, calcolare l’andamento delle vendite di un prodotto “ever green”, di cui possediamo molti dati storici, che non di una novità in catalogo.

L’importante è tracciare costantemente cosa avviene a ogni articolo durante la sua permanenza in magazzino: quanto tempo ci è rimasto, se e quando si è esaurito, se e quando è rimasto invenduto.

Torna qui l’importanza di utilizzare la metodologia dell’inventario a rotazione, di cui abbiamo già parlato nel nostro blog.

Grazie a software per la gestione delle scorte, questi dati possono essere confrontati e analizzati, per fornire previsioni il più possibile attendibili.

A queste analisi si possono aggiungere studi esterni sul mercato di riferimento, le valutazioni basate sull’esperienza dei team di vendita e, quando possibile, anche interviste ai clienti più importanti.

2. I dati di inventario

Dovrebbero essere un’ovvietà, ma vale la pena citare anche i dati d’inventario, perché la loro assenza pregiudicherebbe qualsiasi altra analisi.

Per ogni prodotto vanno tracciati il codice assegnato in inventario, le caratteristiche e il prezzo. E ancora, la posizione fisica e la quantità presente.

Deve esserne registrato il fornitore, di cui vanno annotati il MOQ (Quantità Minima d’Ordine, cioè l’ordine minimo che il fornitore è disposto ad accettare) e i prezzi applicati.

A completamento, va tenuto sott’occhio lo storico delle vendite.

3. Strutturare una classificazione delle scorte

Una volta elaborati tutti i dati con l’aiuto dell’informatica, è possibile classificare la tipologia di scorte che il magazzino deve possedere.

• Scorte sempre presenti: sono quelle relative ai prodotti base, stabili in catalogo.
• Scorte dettate dalle strategie di marketing: definite in base alle condizioni di mercato, alla vantaggiosità dell’offerta, alla conquista di nuovi settori di business.
• Scorte di nuovi articoli: sono i prodotti appena inseriti in catalogo, che devono essere lanciati.
• Scorte di sicurezza: per rispondere a imprevisti picchi di domanda. Su questo tipo di scorte è necessario porre maggiore attenzione, perché sono la più frequente causa di giacenze a rischio di obsolescenza.

Tutto ciò che non può essere inserito in questo elenco, è da considerare inutile e, quindi, eliminabile.

4. Stabilire le priorità

Anche gli articoli vanno catalogati in ordine di importanza per il business.

All’assortimento dei prodotti va applicata quella che gli esperti chiamano “analisi ABC”.

Questo metodo richiede di stabilire:

• i prodotti di categoria A, cioè i più richiesti e quindi da tenere costantemente monitorati;
• i prodotti di categoria B, non di punta ma di un certo rilievo;
• i prodotti di categoria C, marginali.

Su cosa poggia questa classifica? Sul peso di un prodotto nell’equilibrio economico e finanziario dell’azienda.

Applicando la Regola di Pareto, per la quale nei risultati circa l’80% delle conseguenze proviene dal 20% delle cause, dobbiamo individuare quale 20% (quale articolo, settore, tecnologia) determina l’80% del fatturato e degli ordini, e, partendo da questo, svolgere l’analisi ABC.

Questa è una sintetica panoramica di indicazioni utili a tenere sotto controllo e così ottimizzare le scorte di magazzino.

Per un approfondimento o per scoprire come sono organizzati i nostri magazzini per la distribuzione edile, contattaci.